Privacyverklaring Gemeente Amersfoort

Ook de informatie van de partners met wie wij digitaal samenwerken is beschermd, en voldoet aan de regels van de AVG. Dat samenwerken doen wij op afgeschermde uitwissel- en samenwerkingssites.

Wij nemen de bescherming van je gegevens serieus. We nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

We hebben als gemeente Amersfoort privacy hoog in het vaandel staan en proberen er alles aan te doen om tot een passende oplossing te komen. Via deze privacyverklaring zullen wij je hier nader over informeren. Bij vragen over de verwerking van je persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via de contactgegevens in deze privacyverklaring.

Wil je precies weten hoe we omgaan met jouw gegevens als we ze volgens de Wpg verwerken? Kijk dan in onze Wpg-verklaring. 

We verzamelen en registreren gegevens om je zo goed mogelijk van dienst te zijn en de juiste hulp of dienst te verlenen. Bijvoorbeeld bij het aanvragen van een paspoort, het aanvragen van een vergunning, of het beantwoorden van een vraag.

Gemeente Amersfoort heeft ook buitengewoon opsporingsambtenaren (Boa's) in dienst. Zij hebben taken voor toezicht en handhaving. Een Boa is toezichthouder of handhaver van de openbare orde, een leerplichtambtenaar of een sociaal rechercheur. Vanuit hun handhavende taak kunnen wij ook gegevens van je vastleggen en uitwisselen. We noemen dat verwerken van gegevens. Bijvoorbeeld als je bepaalde regels hebt overtreden of als wij daarvan een vermoeden hebben. Of omdat we verantwoordelijk zijn voor een dwangaanpak, zoals bij het opleggen van een tijdelijk huisverbod, het handhaven van de openbare orde of als wij optreden bij verdenking van fraude. Ook voor deze verwerkingen heb je er recht op dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met jouw gegevens omgaan.  

Als Boa’s jouw persoonsgegevens verwerken bij het uitvoeren van hun toezichthoudende taak, geldt de AVG . Worden jouw gegevens verwerkt voor hun politietaak (zoals het opsporen van strafbare feiten) dan geldt de Wet politiegegevens (Wpg) en noemen wij jouw gegevens politiegegevens. In de AVG en in de Wpg beschrijven hoe wij met jouw gegevens moeten omgaan als wij ze gebruiken. Wil je precies weten hoe wij omgaan met jouw gegevens als ze volgens de Wpg worden verwerkt? Kijk dan in onze Wpg-verklaring. 

Meestal geef je zelf je gegevens aan ons, omdat wij die nodig hebben om je verder te helpen. Daarnaast is in de wet geregeld dat wij in sommige gevallen hiervoor systemen mogen raadplegen. Bijvoorbeeld de Basisregistratie Personen (BRP) of andere informatiesystemen. Soms ontvangen wij persoonsgegevens van andere partijen of wisselen wij gegevens met hen uit.

Als gegevens van je nodig zijn voor diensten die niet onder een wettelijke verplichting of een overheidstaak vallen, vragen wij je toestemming voor het verkrijgen en gebruiken van je gegevens. Ook dan leggen we je uit waarom die gegevens nodig zijn en met wie wij je gegevens eventueel delen. We wijzen je erop dat je in zo’n geval niet verplicht bent om je gegevens te geven. Je mag je toestemming altijd weer intrekken. Onder het kopje ‘Wat je rechten zijn ’ lees je er meer over. 

Wil je weten welke persoonsgegevens overheidsinstanties gebruiken? Een globaal overzicht krijg je via de website van MijnOverheid. Op deze website MijnOverheid vind je ook een pagina met de titel 'Persoonlijke gegevens'. Daar zie je welke gegevens van je zijn geregistreerd bij de verschillende overheidsorganisaties. Hier kun je onder meer een overzicht krijgen van je gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP). Ook kun je hier terecht voor een globaal overzicht van gegevens over je huis, zoals de WOZ-waarde. Via de website wiekrijgtmijngegevens.nl zie je welke organisaties er in de Basisregistratie Personen (BRP) kunnen kijken om hun werkzaamheden uit te oefenen.

Wij verstrekken je gegevens alleen aan andere organisaties als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de uitoefening van een overheidstaak. Voor politiegegevens staat in de Wpg hoe lang wij je gegevens mogen bewaren en met wie wij jouw gegevens mogen delen. Dat bewaren en delen doen wij zorgvuldig. We houden ook bij met wie wij je gegevens hebben gedeeld.  

Met organisaties die je gegevens verwerken in opdracht van ons, sluiten wij een overeenkomst. Zo zorgen we voor hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor dit gebruik van je persoonsgegevens.

In het register van verwerkingen is opgeschreven welke verwerkingen wij doen, waarom wij dat doen, volgens welke wet wij dat mogen en hoe lang we de gegevens bewaren. Je kunt het register altijd opvragen via e-AVG@amersfoort.nl. 

Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Onze website kan echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Zo voorkom je dat hun persoonsgegevens verzameld worden zonder je toestemming.

Wij gebruiken soms persoonsgegevens of geven die aan anderen om onderzoek uit te voeren of te gebruiken voor statistische doeleinden. Er zijn dan drie mogelijkheden:

• In de meeste gevallen maken we de gegevens anoniem, zodat niemand weet dat dit onderzoek met je gegevens wordt uitgevoerd.
• Soms is het noodzakelijk om het onderzoek juist niet anoniem uit te voeren. In dat geval vragen wij van tevoren je toestemming. Heb je van tevoren al aangegeven dat je hier niet aan mee wilt doen? Dan gebruiken we je gegevens niet.
• In uitzonderingsgevallen is het verkrijgen van je toestemming niet mogelijk of niet wenselijk. Bijvoorbeeld als dit onevenredig veel tijd en moeite kost. Wij zullen dit altijd zorgvuldig afwegen. Je kunt hier wel altijd bezwaar tegen maken. Bovendien zullen wij in deze uitzonderingsgevallen je gegevens ook altijd proberen te anonimiseren of versleutelen. Overzicht lopende onderzoeken zonder toestemming.

Wil je niet dat wij je persoonsgegevens verwerken voor onderzoek? Laat ons dat dan weten. Onder het kopje ‘Wat zijn je rechten?’ lees je hier meer over.

Je kunt een beroep doen op de volgende Privacyrechten.

Recht op inzage in gegevens

Je kunt ons vragen om inzage in je persoonsgegevens. Je kunt zonder het geven van een reden je persoonsgegevens inzien of een afschrift (kopie) ontvangen. Op die manier moet voor jou duidelijk worden waar de gegevens vandaan komen en met wie wij de gegevens eventueel delen of hebben gedeeld. Je kunt alleen gegevens over jezelf opvragen, niet over anderen. Voor een ander kan dit alleen als je kunt aantonen dat je gegevens namens iemand opvraagt en/of daarvoor toestemming hebt verkregen.

Recht van aanpassen, aanvullen, beperken, meenemen of verwijderen van de gegevens

Staan in je dossier niet de juiste gegevens of is het niet compleet? Dan kunnen wij op jouw verzoek je dossier aanpassen, aanvullen of gegevens verwijderen. Dit kan niet altijd. Bijvoorbeeld als er een juridische procedure loopt waarbij die gegevens van belang zijn. Als het niet kan, kun je nog wel je eigen verklaring in het dossier laten opnemen. Verder kunnen wij in sommige gevallen je gegevens (bijvoorbeeld behandelgegevens) afschermen, zodat (tijdelijk) alleen bepaalde mensen deze kunnen zien.

Intrekken van je toestemming

Als je aan ons toestemming hebt verleend om je persoonsgegevens te mogen verwerken, kun je deze toestemming ook weer intrekken. Je doet dit op dezelfde wijze als waarop je toestemming hebt verleend.

Bezwaar tegen verwerking gegevens

Je kunt bezwaar aantekenen tegen het verwerken van je persoonsgegevens. Je kunt ons dan vragen om je persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Maar dit kan niet altijd. Je moet in zo'n geval kunnen aantonen dat de verwerking nadelige gevolgen voor je kan hebben.

Hoe doe je dit?

Als je een beroep wilt doen op 1 of meerdere van je Privacyrechten, geldt dat je met het formulier Recht van betrokkenen (AVG en Wpg) je verzoek kunt indienen. 

• Je kunt een verzoek indienen via de post. In dat geval moet je je kunnen legitimeren bij de balie van Gemeente Amersfoort.
• We behandelen je verzoek binnen 1 maand. Is je aanvraag complex? Dan hebben wij hiervoor nog twee maanden extra.
• Voor een enkel afschrift van de persoonsgegevens brengen wij je geen kosten in rekening. Voor aanvullende kopieën kunnen wij een redelijke vergoeding van je vragen.

Ben je 16 jaar of ouder? Dan kun je zelf een beroep doen op je Privacyrechten. Ben je tussen de 12 en 16 jaar? Dan kun je samen met je ouders een beroep doen op je Privacyrechten.

Je kunt geheimhouding aanvragen voor persoonsgegevens die in de BRP zijn opgenomen. Door een verzoek tot geheimhouding te doen bij de gemeente, voorkom je dat bijvoorbeeld niet-commerciële bedrijven of instellingen, verenigingen of kerkgenootschappen je gegevens zonder je toestemming krijgen.

Je kunt geheimhouding op verschillende manieren aanvragen. Ben je jonger dan 16 jaar? Dan moet de aanvraag gedaan worden door een ouder of verzorger.

Wil je de geheimhouding opheffen? Dit gaat op dezelfde manier als aanvragen.

Wanneer wij je verzoek niet of gedeeltelijk honoreren, leggen we altijd uit waarom dit zo is. Je hebt recht op de vastlegging hiervan in een brief. Dit noemen we een beschikking. Hiertegen kun je bezwaar aantekenen bij de verwerkingsverantwoordelijke. Meestal is dat het college van burgemeester en wethouders. In de beschikking staat hoe je dit kunt doen. Lees meer over het maken van bezwaar en/of beroep.

Ben je niet tevreden over het handelen van de gemeente bij het omgaan met je privacy of het verwerken van je persoonsgegevens? Of vind je dat de gemeente ten onrechte je persoonsgegeven heeft verwerkt? Dan kun je een klacht indienen bij de gemeente.

Wanneer wij er samen niet uitkomen, kun je naar de rechter gaan. Hierover lees je meer in de afhandeling van je klacht. Daarnaast kun je altijd een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer je van mening bent dat je in je rechten bent geschonden. Hierover lees je meer op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, bij ‘Klacht over gebruik persoonsgegevens’.

Bij Gemeente Amersfoort werkt een Functionaris voor gegevensbescherming (FG). De FG controleert of de gemeente zich houdt aan de privacywetten (AVG en Wpg). De FG kan:

• informatie verzamelen over gegevensverwerkingen binnen de gemeente
• de verwerkingen analyseren en beoordelen of ze aan de wet voldoen 
• informatie, adviezen en aanbevelingen geven aan de organisatie

De FG voert haart taken onafhankelijk uit. Dat wil zeggen dat zij geen inhoudelijke aanwijzingen krijgt van het bestuur.

Ben je het niet eens met het antwoord dat je van de gemeente krijgt op bijvoorbeeld een privacyklacht? Kom je er niet uit met de gemeente of wil je een melding doen van een andere privacymisstand? Neem contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via het telefoonnummer 14 033 of door een e-mail te sturen naar FGB@amersfoort.nl.

Wij maken op onze website gebruik van cookies. Meer hierover leest je in onze cookieverklaring.

Gemeente Amersfoort heeft buitengewoon opsporingsambtenaren (Boa’s) in dienst. Zij houden toezicht en zorgen voor handhaving. Een Boa is toezichthouder of handhaver van de openbare orde, een leerplichtambtenaar of een sociaal rechercheur. Tijdens hun werk mogen Boa’s persoonsgegevens van je vastleggen en delen met anderen. We noemen dat verwerken.

Als een Boa persoonsgegevens verwerkt bij het opsporen van strafbare feiten of het handhaven van de openbare orde en de wet, dan geldt de Wet politiegegevens (Wpg). De persoonsgegevens die we dan verwerken, noemen wij politiegegevens. Net als bij de AVG heeft de Wpg eisen voor het gebruik van persoonsgegevens.  

In deze Wpg-verklaring vertellen wij hoe we met jouw politiegegevens omgaan. 

Elke Boa werkt binnen een bepaald domein (vakgebied). Voor elk domein gelden eigen wetten en regels. Voor Boa's openbare handhaving is dat de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). De leerplicht Boa's werken volgens de Leerplichtwet (Lpw) en de Boa’s van de sociale recherche volgens de Participatiewet.

De gemeente mag alleen politiegegevens verwerken als daar een reden (grondslag) voor is. Die grondslagen staan in de Wpg en zijn anders dan bij de AVG. Afhankelijk van de situatie gebruikt de gemeente één van deze artikelen uit de Wpg:

• artikel 8 voor het uitvoeren van de dagelijkse politietaak (handhaving en toezicht)
• artikel 9 voor een gericht onderzoek, bijvoorbeeld bij verdenking van fraude
• artikel 13 voor het verwerken van eerder verzamelde gegevens uit artikel 8 of 9, ter ondersteuning van de taak van de Boa

Wanneer de gemeente politiegegevens verwerkt    

De gemeente verwerkt politiegegevens als dat nodig is voor handhaving en onderzoek. Dit gebeurt bijvoorbeeld als een Boa:    

• een proces-verbaal opmaakt
• iemand aanhoudt of ondervraagt na een overtreding
• onderzoek doet naar schoolverzuim
• onderzoek doet naar uitkerings- of zorgfraude

Welke politiegegevens de gemeente verwerkt    

De gegevens die kunnen worden verwerkt zijn onder andere:

• naam, adres, geboortedatum, contactgegevens en BSN
• informatie over uitkeringen, zorg, gezin of strafbare feiten
• soms bijzondere gegevens, zoals medische gegevens of geloofsovertuiging

De gemeente gebruikt deze gegevens alleen als dat volgens de wet mag en het nodig is voor het werk van de Boa. Wil je meer weten over wanneer we welke politiegegevens verwerken? Kijk dan in onder het kopje bijlage: verwerking van politiegegevens. 

Hoe lang wij politiegegevens bewaren 

In de Wpg staat hoe lang wij politiegegevens moeten bewaren. Voor de uitvoering van de dagelijkse politietaak is dat 5 jaar na de eerste verwerking. Als er sprake is van een langer onderzoek, de zogenaamde gerichte verwerking, dan verwijderen we de politiegegevens uiterlijk 5 jaar nadat het doel bereikt is. Dat wil zeggen tot er een onherroepelijk vonnis is of tot de verjaringstermijn bereikt is.  

Met wie wij politiegegevens delen    

Wij kunnen politiegegevens delen met andere Boa’s én politie, als zij deze gegevens nodig hebben voor het goed kunnen uitvoeren van hun taak.      

We kunnen politiegegevens ook ‘verstrekken’ aan derden. Denk aan het delen met Bureau Halt, de Burgemeester, Belastingdienst of het Centraal Justitieel Incassobureau. Wij verstrekken politiegegevens aan derden volgens de Wpg-eisen en zorgen ervoor dat elke verstrekking wordt vastgelegd. We zorgen er ook voor dat de ontvangers weten dat zij de politiegegevens geheim moeten houden. Dat staat namelijk in de Wpg.    

Met organisaties die je gegevens verwerken in opdracht van ons, sluiten wij een overeenkomst. Dit doen wij om te zorgen voor hetzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor dit gebruik van je persoonsgegevens. 

In de Wpg heb je net zoals in de AVG het recht om te weten of de gemeente politiegegevens van jou verwerkt en welke gegevens dat dan zijn (inzagerecht). Als jouw politiegegevens niet kloppen, kun je de gemeente vragen om jouw gegevens aan te passen of aan te vullen. Daarnaast kun je jouw gegevens laten vernietigen. De andere rechten uit de AVG (beperking verwerking, verzet/bezwaar, overdraagbaarheid, intrekken toestemming) gelden niet bij de Wpg.    

Soms kun je geen gebruik maken van een van je rechten. Bijvoorbeeld als we door het geven van informatie de rechten van anderen schenden. Of als het een nadelig gevolg heeft voor voorkomen of opsporen van strafbare feiten. Als dit zo is, laten wij je altijd weten waarom wij je verzoek afwijzen.  

Ben je 16 jaar of ouder? Dan kun je zelf een beroep doen op je privacyrechten. Ben je tussen de 12 en 16 jaar? Dan kun je samen met je ouders een beroep doen op je privacyrechten. 

• Je kunt je verzoek ook indienen via de post. In dat geval vragen wij om je te legitimeren bij de balie van Gemeente Amersfoort, zodat we zeker weten dat jij de indiener van het verzoek bent.
• We behandelen je verzoek binnen 6 weken. Is je aanvraag complex? Dan hebben wij hiervoor nog 4 weken extra de tijd.  
• Voor een enkel afschrift van de politiegegevens brengen wij je geen kosten in rekening. Voor aanvullende kopieën kunnen wij een redelijke vergoeding van je vragen. 

Wanneer de gemeente politiegegevens verwerkt    

De gemeente verwerkt politiegegevens als dat nodig is voor het werk van de buitengewoon opsporingsambtenaren (Boa’s). Dit gebeurt alleen als dit volgens de Wet politiegegevens mag.  

Voorbeelden van situaties waarin we politiegegevens verwerken:    

• een Boa maakt een proces-verbaal op bij een strafbaar feit. Daarna handelen we dit financieel af, bijvoorbeeld door de uitgeschreven boete te innen.    
• een Boa van Handhaving openbare ruimte houdt iemand aan en verhoort iemand;    
• een Boa van Leerplicht stelt vast dat iemand zijn kind niet naar school laat gaan zonder geldige reden (verwijtbaar schoolverzuim).    
• een Boa van de Sociale recherche onderzoekt fraude met uitkering boven de € 50.000 . Waaronder het opsporen van fraudezaken, zoals zwartwerken, werken zonder inkomsten te melden, het verzwijgen van vermogen, woonfraude.
• een Boa van de Sociale recherche doet onderzoek naar zorgfraude, bijvoorbeeld fraude met een persoonsgebonden budget (PGB).

Welke politiegegevens de gemeente verwerkt

De gemeente verwerkt verschillende soorten gegevens, afhankelijk van de situatie. Hieronder zie je per vakgebied (domein) welke gegevens dat kunnen zijn.

Domein I: Handhaving Openbare Ruimte

Bijvoorbeeld bij een staande houding bij het zien van een overtreding, aanhouding en verhoor of het opmaken van een proces-verbaal. Wij verwerken dan de volgende politiegegevens:

• Persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens, BSN

Domein III: Leerplicht

Bijvoorbeeld bij handhaving bij verwijtbaar schoolverzuim doordat de verantwoordelijke personen hun verplichtingen niet nakomen of het opmaken van een proces-verbaal. Wij kunnen dan de volgende politiegegevens verwerken:

• Gewone persoonsgegevens: persoonlijke gegevens, contactgegevens, identiteitsgegevens, BSN, gezinssituatie, verlof- en vrijstellingsgegevens en strafrechtgegevens (parketnummer).
• Bijzonder politiegegevens: religieuze- en levensbeschouwelijke overtuiging, medische gegevens.

Domein V: Sociale Recherche

De Boa’s van de Sociale Recherche hebben meerdere werkprocessen waar zij politiegegevens verwerken. Dit zijn niet altijd dezelfde gegevens, er zijn twee soorten werkproces.    

• Uitkeringsfraude
  Het gaat dan om onderzoek naar fraude met een uitkering boven een bedrag van € 50.000 . Bijvoorbeeld bij het opsporen van zwartwerken, het verzwijgen van inkomsten of vermogen en woonfraude. Wij kunnen dan de volgende politiegegevens verwerken: persoonlijke gegevens, contactgegevens, BSN, uitkeringsgegevens, IBAN en andere financiële gegevens, afgeleide persoonsgegevens van foto's en andere beelddragers, relevante arbeidsmarktgegevens, gegevens over strafrechtelijk/justitieel verleden.    
• Zorgfraude
  Het gaat dan bijvoorbeeld om onderzoek naar het misbruik van het persoonsgebonden budget (PGB). Wij kunnen dan de volgende politiegegevens verwerken: persoonlijke gegevens, contactgegevens, BSN, IBAN, gegevens over de zorg die is toegekend (indicatie: welke zorgaanbieder, welk product).

Alle domeinen: Proces-verbaal opmaken  

Bij alle vormen van handhaving kan het voorkomen dat een Boa een proces-verbaal opmaakt. Wij verwerken dan de volgende gegevens: persoonlijke gegevens, contactgegevens, BSN, financiële gegevens.

Hoe de gemeente omgaat met persoonsgegevens en beveiligingsmaatregelen neemt is beschreven in de beleidsnotities Privacybeleid en Informatiebeveiligingsbeleid 2023 - 2026.

Op de pagina Over deze website lees je onder meer hoe wij toegankelijkheid, privacy en bescherming van je gegevens op onze website en andere online diensten regelen.

Heb je vragen over privacy? Neem contact op.

Voor algemene informatie over privacy kijk je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.