Privacystatement voor sollicitanten gemeente Amersfoort

Algemeen

Gemeente Amersfoort hecht er grote waarde aan dat persoonsgegevens verwerkt worden volgens de bestaande wet- en regelgeving voor de bescherming van je privacy. Dat geldt ook zeker voor jou als sollicitant.

Verwerken

Met verwerken wordt bedoeld: het verzamelen, registreren, bewaren, organiseren, overdragen, aanpassen, wijzigen, opzoeken, raadplegen, gebruiken, beperken, bekend maken door middel van verzending, verspreiding of op andere wijze, vergelijken, blokkeren, vernietigen en wissen van wervingsinformatie.

Wie zijn wij?

Gemeente Amersfoort is gevestigd aan het Stadhuisplein 1, 3811 LM in Amersfoort en is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking bij onder meer sollicitaties op vacatures.

Doeleinden van het gebruik van jouw persoonsgegevens

Gemeente Amersfoort verwerkt jouw persoonsgegevens om te bepalen of je geschikt bent voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd of een functie die open kan komen. Jouw persoonsgegevens kunnen voor jouw sollicitatie voor de volgende doeleinden worden verwerkt:

  • Het beantwoorden van door jou gestelde vragen of het geven van gevraagde informatie.
  • Het maken van een selectie van kandidaten om een sollicitatieprocedure mee te starten.
  • Het doorlopen van een sollicitatieprocedure (uitnodiging gesprek, kennismaking etc.).
  • Het uitvoeren van een social media onderzoek, wanneer dit onderdeel is van de sollicitatieprocedure. In dat geval informeren we jou hierover in de vacaturetekst.
  • Het nagaan van referenties door contact op te nemen met personen die jij aan ons hebt gegeven.
  • Het behandelen van eventuele klachten en het oplossen van geschillen.
  • Het doorlopen van de arbeidsvoorwaardenfase (voor tijdelijke of vaste aanstelling) met jou.

Voor deze doeleinden verzamelen en verwerken we alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk en relevant zijn voor de uitvoering van de functie waarvoor jij hebt gesolliciteerd. Welke persoonsgegevens dit kunnen zijn, lees je bij Welke persoonsgegevens verzamelen wij?.

Gemeente Amersfoort verwerkt jouw persoonsgegevens alleen voor de genoemde doeleinden. Gaat Gemeente Amersfoort jouw persoonsgegevens verwerken voor andere doeleinden? Dan nemen wij contact met je op om toestemming te vragen of om te horen of je bezwaar hebt tegen verdere verwerking.

Grondslag

De verwerkingen voor de genoemde doeleinden hebben elk minimaal 1 rechtsgrond. Deze rechtsgronden staan hieronder toegelicht. 

Gerechtvaardigd belang

Wanneer Gemeente Amersfoort jouw persoonsgegevens verwerkt, kan dit noodzakelijk zijn voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de gemeente. Wij wegen zorgvuldig af welke persoonsgegevens hiervoor noodzakelijk zijn.

Wettelijke verplichting of uitvoeren van een overeenkomst

Het nemen van maatregelen vóór de aanstelling als ambtenaar of, na invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren, het sluiten van een overeenkomst om deze (arbeids)overeenkomst te kunnen sluiten.

Toestemming

Wanneer wij jouw persoonsgegevens met een door jouw verleende toestemming verwerken, dan heb jij het recht om deze zonder reden weer in te trekken. Wij kunnen bijvoorbeeld om toestemming vragen om jouw persoonsgegevens langer te mogen bewaren voor mogelijke vacatures in de toekomst.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Gemeente Amersfoort verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten rechtstreeks of via formulieren via deze website. Gemeente Amersfoort verwerkt ook persoonsgegevens van sollicitanten via persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail.

De gegevens van sollicitanten die worden opgeslagen zijn in ieder geval:

  • de contactgegevens van de sollicitant (naw-gegevens, e-mailadres, geslacht, enz.)
  • opleiding van de sollicitant (zoals scholing en cursussen)
  • arbeidsgeschiedenis (vroegere werkgevers, referenties, enz.)
  • andere informatie in jouw curriculum vitae of andere documenten of informatie die jij aan ons verstrekt (zoals jouw pasfoto wanneer die in je curriculum vitae staat)

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Gemeente Amersfoort verstrekt jouw persoonsgegevens niet aan andere partijen zonder toestemming aan jou te vragen. Tenzij wij dat moeten op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak. Gemeente Amersfoort gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. De leveranciers van die systemen kunnen daardoor ook persoonsgegevens van jou verwerken. Ook kan het voorkomen dat derde partijen toegang krijgen tot jouw persoonsgegevens voor opdrachten die door ons verstrekt zijn. Of voor toezichthoudende taken die zij voor Gemeente Amersfoort doen. Denk aan onze accountant en onze juridische en financiële adviseurs. Gemeente Amersfoort heeft met alle partijen die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens afspraken gemaakt. Zo borgen we de zorgvuldige verwerking van jouw persoonsgegevens.

Bewaartermijn

Als jij solliciteert en daarmee jouw persoonsgegevens aan ons verstrekt, dan bewaren wij die gegevens zolang de sollicitatieprocedure loopt. Is de sollicitatieprocedure afgerond en heeft jouw sollicitatie niet geleid tot een aanstelling bij de gemeente? Dan worden jouw persoonsgegevens in principe niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk voor de omschreven doeleinden. Behalve wanneer jij toestemming geeft om jouw persoonsgegevens langer op te slaan voor mogelijke vacatures in de toekomst. In dat geval stemmen wij met jou af hoe lang wij jouw persoonsgegevens mogen bewaren.

Bij klachten of geschillen over het contact of de sollicitatieprocedure worden jouw persoonsgegevens bewaard om deze te behandelen. Wanneer vast staat dat een klacht of geschil is opgelost of geëindigd, verwijderen we de persoonsgegevens die daarvoor bewaard zijn.

Beveiliging persoonsgegevens

Gemeente Amersfoort heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om het verlies van persoonsgegeven of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Zo worden de (persoons)gegevens die jij invult op het sollicitatieformulier op de website van Gemeente Amersfoort tijdens de verzending versleuteld. De verzending van persoonsgegevens gebeurt via een beveiligde verbinding (https://).

Aanvullende informatie over verstrekking en verwerking

Jouw persoonsgegevens worden niet aan andere partijen (ontvangers) verstrekt. Een uitzondering vormt in sommige gevallen een externe HR-organisatie die ondersteunende werkzaamheden verricht in het sollicitatieproces. Of een assessmentbureau wanneer een assessment onderdeel van de sollicitatieprocedure is. Er is géén sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming en profilering.

Jouw rechten bij sollicitatie

Als sollicitant heb je het recht om de persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien. Als de persoonsgegevens onjuist zijn, kunnen we die op jouw verzoek aanpassen. Je kan ons als sollicitant op elk moment verzoeken om de sollicitatiegegevens die bij ons aanwezig zijn te verwijderen. In dat geval stopt de sollicitatieprocedure. Daarnaast heb jij het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (dataportabiliteit) en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Een verzoek om inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit of bezwaar stuur je naar secretariaat-OT@amersfoort.nl.

Gemeente Amersfoort heeft ook een algemeen privacystatement. In dit statement lees je meer over hoe wij in het algemeen omgaan met persoonsgegevens en vind je de contactgegevens van onze Functionaris Gegevensbescherming.

Autoriteit Persoonsgegevens

Heb je ondanks de zorgvuldige aanpak van Gemeente Amersfoort een klacht over de verwerking en bescherming van persoonsgegevens? Dan heb je vanuit de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is opgesteld op 24 juli 2019 en kan worden gewijzigd. De gewijzigde privacyverklaring wordt op deze website gepubliceerd. Als sprake is van een wijziging, wordt dit duidelijk kenbaar gemaakt.