Betrek buren en belanghebbenden bij plannen

Waarom praten? Een ideaal plan of initiatief scoort 100% op elk van deze 3 punten:

1. Je kunt bouwen of maken wat je graag wilt, binnen jouw financiële mogelijkheden.
2. Het voldoet aan alle regels en/of draagt bij aan doelen die de gemeente of andere overheden stellen voor de stad, zoals woningbouw en duurzaamheid.
3. Het past goed in de omgeving, of draagt er zelfs aan bij.

Voor het derde punt is het nodig dat je je verdiept in de omgeving en met de buren en andere belanghebbenden praat. Hoe vinden zij dat jouw plan past in de omgeving? Wat speelt er in de omgeving? Hoe kan jouw plan misschien iets bijdragen aan de omgeving of aan toekomstige ontwikkelingen? Met welke punten kun je rekening houden om jouw plan beter te laten passen?

Je praat met de mensen die mogelijk last of plezier van jouw plan hebben. Maak een lijst van mensen die iets van jouw plan gaan merken. Wie gaan gebruik maken van jouw plan? Wie hebben er iets aan? Voor wie verandert het uitzicht? Komen er meer auto’s in de straat? Komt er meer geluid of geur? Komt er meer schaduw? Wie merken daar iets van? Dat zijn de mensen waar jij mee moet praten.

Bij grote bouwplannen moet je verder kijken dan jouw buren. Denk  dan bijvoorbeeld ook aan belangenorganisaties of andere belanghebbenden in de buurt zoals scholen of winkels.

Je kunt het beste zo vroeg mogelijk beginnen met het gesprek. Als je een idee hebt, kun je eens polsen hoe de buren daarover denken. Misschien hebben zij direct al wensen of aandachtspunten, misschien willen zij liever eerst een schets of iets verder uitgewerkt idee zien. Misschien willen zij vanuit een eigen idee met je samenwerken. 

Als jouw idee niet in het gemeentelijke Omgevingsplan past, kun je ook eerst aan de gemeente vragen of jouw idee wenselijk is. Als je voor die tijd met jouw buren spreekt, is het goed om aan te geven dat je nog geen idee hebt hoe de gemeente erover denkt. Welk moment je ook kiest: praat met jouw omgeving als er nog ruimte is om wensen en ideeën mee te nemen. Dus ruim voordat je een uitgewerkt plan hebt.

Kan een plan alleen doorgaan als iedereen het ermee eens is? Nee. In het beste geval kan iedereen zich vinden in het uiteindelijke plan, maar dat is geen verplichting. Het is ook niet altijd mogelijk. Soms liggen belangen zo ver uit elkaar dat deze niet goed verenigbaar zijn.

De gemeente maakt uiteindelijk een afweging tussen alle belangen: jouw belang, de regels en beleidsdoelen en de belangen van de omgeving. Belangrijk is dat je als initiatiefnemer kijkt waar je de buren en belanghebbenden tegemoet kunt komen. Kortom: wat je wél kunt doen. Ook daar kijkt de gemeente naar bij de beoordeling van de vergunningaanvraag.

Voorafgaand aan de omgevingstafel én bij je vergunningaanvraag lever je een kort verslag aan van de participatie. Vaste onderdelen van dat verslag zijn:

1. Adres initiatief
2. Wie heb je uitgenodigd en wie heb je daadwerkelijk gesproken?
3. Welke zorgen of aandachtspunten hadden zij over jouw initiatief?
4. Wat heb je daarmee gedaan? Hoe heb je je plan aangepast en op welke punten heb je je plan niet aangepast en waarom niet?

Voorafgaand aan de omgevingstafel mail je dit verslag aan je contactpersoon bij de gemeente; de casemanager. 

Als buren of andere belanghebbenden zorgen en aandachtspunten hadden, vertel dan ook aan hen hoe je je plan hebt aangepast of waarom dat niet op alle punten kon. 

In sommige gevallen is een participatieverslag verplicht. Dat is zo besloten door de gemeenteraad. Zonder participatieverslag wordt je vergunningaanvraag niet behandeld. In dit raadsbesluit lees je om welke gevallen het gaat.

Voor de gemeente is het belangrijk om alle belangen rondom een plan goed in beeld te hebben en zo een zorgvuldig besluit te kunnen nemen. Als je op een zorgvuldige manier de buren en andere belanghebbenden betrekt en hun wensen en ideeën voor zover mogelijk meeneemt in jouw plan en daar verslag van doet, geeft dat de gemeente inzicht in hoe de buurt naar de plannen kijkt. Als de gemeente daar te weinig inzicht in heeft gekregen, kan de gemeente je vragen alsnog participatie te doen of kan de gemeente het zelf doen. Dat vertraagt vanzelfsprekend de besluitvorming. 

Om je verder te helpen, hebben we een aantal tips en voorbeelden voor je op een pagina gezet.

Voor de meest complexe ruimtelijke ontwikkelingen heeft de gemeente een stappenplan vastgesteld voor participatie en besluitvorming. Dit stappenplan maakt onderdeel uit van de participatiegids. Of een ontwikkeling complex is, wordt besproken aan de intaketafel. Bij complexe ontwikkelingen werk je als initiatiefnemer samen met een gemeentelijke projectmanager en overleg je met hem of haar ook over de te nemen stappen om bewoners en andere belanghebbenden op een goede manier te betrekken.

Meld je aan bij www.overheid.nl en blijf op de hoogte van bekendmakingen in jouw buurt.