Richtlijnen voor verantwoording subsidie

Een inhoudelijk verslag is een uitgebreid verslag waaruit blijkt dat de activiteiten zijn uitgevoerd zoals is afgesproken in de beschikking en de aanvraag. In het inhoudelijk verslag beschrijf je wat je hebt gedaan en hoe je  dit hebt gedaan.

Voorbeeld 

Je hebt bijvoorbeeld een subsidieaanvraag ingediend voor de realisatie van 5 voorstellingen voor een bepaalde doelgroep. Deze subsidieaanvraag is goedgekeurd. Je dient een verantwoording in, waarin staat op welke manier je de 5 voorstellingen hebt gerealiseerd. Je geeft hierin per voorstelling aan welke activiteiten je hebt uitgevoerd en voor welke doelgroep. 

In het financiële verslag geef je een overzicht van de uitgaven en inkomsten van de realisatie van de activiteiten. Neem de subsidie die door de gemeente is verleend duidelijk op als aparte post.

Voorbeeld

Je hebt bijvoorbeeld € 1.000 ontvangen van de gemeente om de 5 voorstellingen te realiseren. Naast dit bedrag heb je inkomsten van de kaartverkoop en de catering. Daartegenover heb je uitgaven gedaan voor bijvoorbeeld zaalhuur, kostuums, licht en inhuur van catering. Het financieel verslag ziet er dan als volgt uit:

Verantwoording subsidie in jaarrekening en/ of jaarverslag

Instellingen die subsidie ontvangen van de gemeente Amersfoort, kunnen de verantwoording apart indienen of als onderdeel van het jaarverslag en/of de jaarrekening. In de verantwoording moeten de uitgaven en inkomsten van elke subsidie apart gespecifieerd zijn.

Dit geldt ook als je de subsidie(s) in de jaarrekening en/ of het jaarverslag verantwoordt. Het jaarverslag en/ of de jaarrekening moeten zijn opgesteld volgens de eisen in het Burgerlijk Wetboek. 

Verantwoorden boven € 125.000

Voor subsidies boven de € 125.000 * geldt dat de verantwoording van iedere subsidie (apart ingediend of als onderdeel van het jaarverslag en/of de jaarrekening) voorzien moet zijn van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant volgens het Controleprotocol van Gemeente Amersfoort.

Meerdere subsidies in 1 verantwoording

Het is mogelijk om meerdere subsidies via 1 verantwoording in te dienen. Geef hierbij duidelijk aan welke subsidies je wilt verantwoorden. Uit de naamgeving van de aan de verantwoording toe te voegen documenten moet duidelijk te herleiden zijn over welke subsidies deze gaan. 

Controle van de verantwoording

Bij de inhoudelijke controle beoordelen we of de prestaties en resultaten zijn behaald, zoals afgesproken en vastgelegd in de beschikking.

Bij de financiële controle beoordelen we de financiële gegevens. Bij subsidies hoger dan € 125.000 * steunen we  voor de juistheid van de financiële verantwoording over de subsidie voor een groot deel op de controleverklaring van een onafhankelijke accountant. 

* Als de subsidie ouder is en nog verleend onder de Algemene Subsidieverordening 2015, geldt een grens voor een accountantsverklaring van groter of gelijk aan € 50.000. 

Heb je vragen? Dan kun je contact opnemen met jouw contactpersoon. Deze staat vermeld op de subsidiebeschikking.