Richtlijnen voor verantwoording subsidie

Wanneer u subsidie ontvangt van de gemeente Amersfoort, moet u na afloop van de activiteiten een verantwoording indienen. De verantwoording bestaat uit een inhoudelijk en financieel deel.

De verantwoording kan alleen bestaan uit de verantwoording over de activiteit. Een beschrijving en voorbeeld hiervan staat hieronder.

Daarnaast kunnen rechtspersonen of instellingen de verantwoording opnemen in het jaarverslag en de jaarrekening, die is voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de accountant. Een beschrijving en voorbeeld hiervan staat ook op deze pagina.

Richtlijn verantwoording subsidie

In het inhoudelijk verslag beschrijft u beknopt de realisatie van de activiteiten, gerelateerd aan de afspraken die we bij de subsidie toekenning hebben gemaakt.

Bijvoorbeeld:
U heeft een subsidieaanvraag ingediend voor de realisatie van 5 voorstellingen voor een bepaalde doelgroep. Deze subsidieaanvraag is gehonoreerd. In het inhoudelijk verslag beschrijft u het aantal voorstellingen dat daadwerkelijk is gerealiseerd en in welke mate deze voorstellingen zijn bezocht door de doelgroep die u voor ogen had.

In het financiële verslag geeft u een overzicht van de uitgaven en inkomsten die zijn gedaan voor de realisatie van de activiteiten. Hierin moet de subsidie die door de gemeente is toegekend, duidelijk zijn opgenomen als afzonderlijke post.

Bijvoorbeeld:
U heeft € 1.000,- ontvangen van de gemeente om de 5 voorstellingen te realiseren. Naast dit bedrag heeft u inkomsten van de kaartverkoop en de catering. Daartegenover heeft u uitgaven gedaan voor bijvoorbeeld zaalhuur, kostuums, licht, inhuur catering etc. Het financieel verslag komt er dan als volgt uit te zien:

Wanneer de subsidie kleiner of gelijk is aan € 50.000 en er geen controleverklaring van de accountant is toegevoegd, dan controleert de gemeente Amersfoort zelf de verantwoording. Dit gebeurt steekproefsgewijs. We vragen u de onderliggende stukken, zoals bonnetjes en facturen, voor deze mogelijke controle te bewaren.

De verantwoording kunt u sturen naar subsidies@amersfoort.nl. Deze bestaat uit:
- een begeleidend schrijven, ondertekend door de juiste persoon
- inhoudelijke verantwoording
- financiële verantwoording

Wanneer u een subsidie groter dan € 50.000 heeft ontvangen, moet u de verantwoording eerst laten controleren door een accountant. De controle moet worden uitgevoerd aan de hand van het Controleprotocol van de gemeente Amersfoort.

Vervolgens stuurt u de verantwoording naar subsidies@amersfoort.nl. Deze bestaat uit:
- een begeleidend schrijven, ondertekend door juiste persoon
- inhoudelijke verantwoording
- financiële verantwoording
- goedkeurende controleverklaring van de accountant

Richtlijn verantwoording subsidie in jaarverslag en jaarrekening

Rechtspersonen of instellingen die subsidie ontvangen van de gemeente Amersfoort, kunnen de verantwoording over de subsidie opnemen in het jaarverslag en de jaarrekening van de instelling.
Het jaarverslag en de jaarrekening moeten zijn opgesteld conform de eisen in het Burgerlijk Wetboek. Daarnaast moeten de jaarrekening en het jaarverslag zijn voorzien van een goedkeurende controleverklaring van uw accountant.

Bij verantwoording van de subsidie in het jaarverslag en de jaarrekening, gaat het vaak om een structurele subsidie. De structurele subsidie is meestal een bijdrage in de exploitatiekosten.

Meerdere subsidies in één verantwoording

Naast verantwoording over de structurele subsidie in het jaarverslag en de jaarrekening, kunt u  eventuele incidentele subsidies die u heeft ontvangen, verantwoorden in het jaarverslag en de jaarrekening, door deze hierin op te nemen.
De verantwoording over de incidentele subsidie(s) vormt dan een onderdeel van het jaarverslag en de jaarrekening, mits deze duidelijk zichtbaar is in het jaarverslag en de jaarrekening. Deze kunt u als volgt vorm geven:

  • als inhoudelijk verslag voor de incidentele subsidie kan worden volstaan met (een bijlage in) het jaarverslag van de organisatie. Het inhoudelijke verslag of het jaarverslag bevat een beknopte beschrijving van de gesubsidieerde activiteiten en dat deze al dan niet hebben plaatsgevonden overeenkomstig de opgelegde subsidieverplichtingen
  • als financieel verslag kan voor de incidentele subsidie worden volstaan met (een bijlage in) de jaarrekening van de organisatie. In het financieel verslag of de jaarrekening is een overzicht opgenomen van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten. De subsidie moet als afzonderlijke post zichtbaar zijn in het financieel verslag.

Wanneer bij de verantwoording van de subsidie gebruik wordt gemaakt van het jaarverslag en de jaarrekening, moet in het jaarverslag ook worden gerapporteerd over de mogelijke risico’s en de bedrijfsvoering.

De subsidie die wordt verantwoord in de jaarrekening van de organisatie, moet zijn voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de accountant met betrekking tot de jaarrekening of het gesubsidieerde bedrag.
De controle moet worden uitgevoerd aan de hand van het Controleprotocol van de gemeente Amersfoort.

Controle van de verantwoording

Wanneer we uw verantwoording over de subsidie hebben ontvangen, wordt deze beoordeeld.

Bij de inhoudelijke controle beoordelen we of de prestaties en resultaten zijn behaald, zoals we deze hebben afgesproken en vastgelegd bij de subsidie toekenning.

Bij de financiële controle beoordelen we de financiële gegevens. Voor de juistheid van de financiële verantwoording over de subsidie steunen we voor een groot deel op de controleverklaring van de accountant.

Tabel: controle van de verantwoording

* Dat wil zeggen niet in jaarrekening van de instelling.

Tot slot

Voor nadere informatie over de in te dienen stukken bij de verantwoording, kunt u de beleidsregel financiële spelregels raadplegen.

Voor vragen kunt u contact opnemen met uw contactpersoon, die vermeld staat op de subsidiebeschikking.