Handreiking voor de vaststelling van subsidies cultuur ivm corona

Hoe gaat de gemeente (in hoofdlijnen) om met gesubsidieerde activiteiten die door de coronacrisis wel, gedeeltelijk of geen doorgang vinden? De gemeente gaat coulant om met de vaststelling van subsidies, als de subsidieontvangers door de coronacrisis niet kunnen voldoen aan de verplichtingen van de verleende subsidies. De voorschotten op de verleende subsidies worden volgens het betaalschema in de beschikking betaald.

Voorwaarden versoepeling regels voor subsidieontvangers

Om voor deze coulance in aanmerking te komen, dient de subsidieontvanger te voldoen aan een aantal voorwaarden:

1.     De coulance geldt voor de activiteiten gedurende de periode van maart tot en met augustus 2020. Op 21 april heeft de overheid bekend gemaakt dat evenementen tot 1 september 2020 niet zijn toegestaan.

2.     De subsidieontvanger spant zich in om aan de verplichtingen te voldoen en om activiteiten zoveel mogelijk en zo goed mogelijk uit te voeren (uitstellen/verzetten waar mogelijk).

3.     De subsidieontvanger spant zich in om de financiële gevolgen te beperken (denk aan het stopzetten van inkoop, tijdig annuleren van reserveringen, overleg voeren over minimalisering van kosten)

4.     De subsidieontvanger spant zich in om gebruik te maken van de regelingen die het Rijk (de landelijke overheid) beschikbaar stelt voor compensatie van de gevolgen van de crisis door het coronavirus.

5.     De subsidieontvanger geeft proactief aan de gemeente aan wat de gevolgen zijn voor activiteiten en bedrijfsvoering. Daarbij geeft de subsidieontvanger ook aan welke inspanningen worden verricht om de gevolgen te beperken.

6.     Bij uitstel van de activiteiten waar meerkosten mee zijn gemoeid, wordt de gemeente geïnformeerd en wordt  gemotiveerd waarom de meerkosten noodzakelijk zijn.

7.     Een subsidie kan nooit hoger worden vastgesteld dan dat deze in oorspronkelijke situatie is toegekend; dit is wettelijk niet toegestaan.

8.     De oorspronkelijke directe vaststelling van een subsidie kleiner dan € 10.000,- moet ongedaan worden gemaakt, om de subsidie gewijzigd te kunnen vaststellen (alleen als dit nodig is).

    Subsidieregelingen met versoepelde regels

    De subsidieregelingen waarvoor de versoepelde maatregelen gelden zijn:

    Schema omgang regels voor vaststelling subsidie

    In onderstaand schema is te zien hoe de gemeente op hoofdlijnen vormgeeft aan het coulant omgaan met de vaststelling van de subsidie. U kunt hieraan geen rechten ontlenen. De beoordeling of, en in hoeverre coulance passend en mogelijk is ligt bij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort.

    Met vragen kunt u uiteraard terecht bij uw accounthouder of contactpersoon, en bij de afdeling Cultuur.

    Kosten gemaakt en/of inkomstenderving voor activiteiten inde periode maart to december 2020 (evenementen zijn toto 1 september 2020 niet toegestaan)
    Volledig uitgevoerd conform prestatieafspraken - antwoord ja Gedeeltelijke uitvoering - antwoord ja Uitgesteld - antwoord ja Geen doorgang - antwoord ja
    Subsidievaststelling zoals gebruikelijk Subsidievaststelling op basis van verantwoording werkelijke kosten en inkomsten (maximaal het toegekende subsidiebedrag) De subsidieperiode wordt verlengd. Subsidievaststelling op basis van verantwoording werkelijke kosten en inkomsten (maximaal het toegekende subsidiebedrag) Subsidievaststelling op basis van verantwoording werkelijke kosten en inkomsten (maximaal het toegekende subsidiebedrag)

    Kosten gemaakt en/of inkomstenderving voor activiteiten inde periode maart to december 2020 (evenementen zijn toto 1 september 2020 niet toegestaan)
    Volledig uitgevoerd conform prestatieafspraken - antwoord nee Gedeeltelijke uitvoering - antwoord nee Uitgesteld - antwoord nee Geen doorgang - antwoord nee
    Subsidievaststelling zoals gebruikelijk: subsidieterugvordering Subsidievaststelling zoals gebruikelijk: subsidieterugvordering Subsidievaststelling zoals gebruikelijk: subsidieterugvordering Subsidievaststelling zoals gebruikelijk: subsidieterugvordering

    Meerjarige subsidie Cultureel Klimaat 2017-2020 (maart – december 2020)

    Wel verplichte verantwoording

    Als een subsidieontvanger het project niet laat doorgaan volgens plan vanwege de corona-maatregelen, dan:

    • Laat hij schriftelijk (per mail) weten dat het niet doorgaat volgens plan
    • Geeft hij aan wat hij wel van plan is:

      • Uitstel tot max 1 jaar van de plannen -> subsidie blijft gehandhaafd -> meerjarige projecten dienen verantwoording in voor april 2022 -> vaststelling medio 2022 (let op: meerjarige subsidieregeling loopt af in 2020. Bij uitstel: alleen als project niet in aanmerking komt voor meerjarige subsidie 2021-2024)
      • Aangepast programma/alternatief programma in de lijn van het toegekende project -> subsidie blijft behouden -> verantwoording indienen voor april 2021
      • Geen uitvoering project, maar wel kosten gemaakt ter voorbereiding -> verantwoording indienen. Op basis van de verantwoording wordt de subsidie gewijzigd vastgesteld. Gemaakte kosten kunnen worden verrekend met de subsidie mits niet elders bekostigd. De verantwoording moet een reële kostenverdeling bevatten als er sprake is van meerdere subsidieverstrekkers: deel provincie, deel fondsen, deel gemeente.
      • Project niet uitgevoerd en ook geen kosten en andere plannen -> subsidie wordt teruggevorderd.

    Projectsubsidie Cultureel Klimaat 2020 > € 10.000,-

    Wel verplichte verantwoording

    Als een subsidieontvanger het project niet laat doorgaan volgens plan vanwege de corona-maatregelen, dan:

    • Laat hij schriftelijk (per mail) weten dat het project niet doorgaat volgens plan
    • Geeft hij aan wat hij wel van plan is:

      • Uitstel tot maximaal 1 jaar van de plannen -> subsidie blijft gehandhaafd -> verantwoording indienen voor april 2022 -> vaststelling medio 2022
      • Aangepast programma/alternatief programma in de lijn van het toegekende project -> subsidie blijft behouden -> verantwoording indienen voor april 2021
      • Geen uitvoer project, maar wel reeds kosten gemaakt ter voorbereiding -> verantwoording insturen. Op basis van de verantwoording wordt de subsidie gewijzigd vastgesteld. Gemaakte kosten kunnen verrekend worden met de subsidie mits niet elders bekostigd. De verantwoording moet een reële kostenverdeling bevatten als er sprake is van meerdere subsidieverstrekkers: deel provincie, deel fondsen, deel gemeente.
      • Project niet uitgevoerd en ook geen kosten en andere plannen -> subsidie wordt teruggevorderd.

    Projectsubsidie Cultureel Klimaat <  € 10.000,-

    Subsidie is direct vastgesteld, dus geen verplichte verantwoording als alles volgens plan is uitgevoerd.

    Subsidieontvanger moet zelf aangeven of kan worden voldaan aan de gestelde voorwaarden voor subsidietoekenning.

    • Uitstel tot maximaal 1 jaar van de plannen -> subsidieperiode wordt verruimd, subsidie blijft gehandhaafd.
    • Aangepast of alternatief programma in de lijn van het toegekende project -> subsidie blijft behouden.
    • Geen uitvoer project, maar wel kosten gemaakt ter voorbereiding -> verantwoording indienen. Op basis van de verantwoording wordt de subsidie opnieuw vastgesteld. Gemaakte kosten kunnen – na wijziging van de vaststelling -  worden verrekend met de subsidie, mits niet elders bekostigd. 
    • Project niet uitgevoerd en ook geen kosten en andere plannen -> subsidie wordt teruggevorderd (vaststelling wordt ongedaan gemaakt).