Privacy statement voor sollicitanten gemeente Amersfoort

De gemeente Amersfoort hecht er grote waarde aan dat de verwerking van jouw persoonsgegevens plaatsvindt op een wijze die in overeenstemming is met de bestaande wet- en regelgeving voor de bescherming van je privacy. Dat geldt ook zeker voor jou als sollicitant.

Met “verwerken” wordt bedoeld: het verzamelen, registreren, bewaren, organiseren, overdragen, aanpassen, wijzigen, opzoeken, raadplegen, gebruiken, beperken, bekend maken door middel van verzending, verspreiding of op andere wijze, vergelijken, blokkeren, vernietigen en wissen van wervingsinformatie.

Wie zijn wij?

De gemeente Amersfoort is gevestigd aan het Stadhuisplein 1, 3811 LM te Amersfoort en is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking bij onder meer sollicitaties op vacatures.

Doeleinden van het gebruik van jouw persoonsgegevens

De gemeente Amersfoort verwerkt jouw persoonsgegevens om te bepalen of je geschikt bent voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd of een functie die open kan komen. Jouw persoonsgegevens kunnen in het kader van jouw sollicitatie voor de volgende doeleinden worden verwerkt:

  • Het beantwoorden van door jou gestelde vragen of het verstrekken van gevraagde informatie;
  • Het maken van een selectie van kandidaten om een sollicitatieprocedure mee te starten;
  • Het doorlopen van een sollicitatieprocedure (uitnodiging gesprek, kennismaking etc.);
  • Het uitvoeren van een social media onderzoek, wanneer dit onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure (dan informeren wij jou hierover in de vacaturetekst);
  • Het nagaan van referenties door contact op te nemen met referenten die jij actief aan ons hebt verstrekt;
  • Het behandelen van eventuele klachten en het oplossen van geschillen;
  • Het doorlopen van de arbeidsvoorwaarden fase (voor tijdelijke of vaste aanstelling) met jou.

Voor deze doeleinden zullen wij enkel die persoonsgegevens verzamelen en verwerken die noodzakelijk en relevant zijn voor de uitvoering van de functie waarvoor jij hebt gesolliciteerd. Welke persoonsgegevens dit kunnen zijn, kun je lezen onder het kopje ‘Welke persoonsgegevens verzamelen wij?’.

De gemeente Amersfoort verwerkt jouw persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. Wanneer de gemeente Amersfoort jouw persoonsgegevens gaat verwerken voor andere doeleinden, dan nemen wij contact met jou op om toestemming te vragen of om te vernemen of je bezwaar hebt tegen verdere verwerking.

Grondslag

De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal één rechtsgrond. Deze rechtsgronden zijn:

Gerechtvaardigd belang

Wanneer de gemeente Amersfoort jouw persoonsgegevens verwerkt, dan kan dit noodzakelijk zijn voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de gemeente Amersfoort. Wij wegen zorgvuldig af welke persoonsgegevens hiervoor naadzakelijk zijn.

Wettelijke verplichting of uitvoeren van een overeenkomst

Het nemen van maatregelen vóór de aanstelling als ambtenaar of, na invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren, het sluiten van een overeenkomst met als doel het kunnen sluiten van deze (arbeids)overeenkomst.

Toestemming

Wanneer wij jouw persoonsgegevens op basis van een door jou verleende toestemming verwerken, dan heb jij het recht om deze zonder reden weer in te trekken. Wij kunnen bijvoorbeeld om toestemming vragen om jouw persoonsgegevens langer te mogen bewaren voor mogelijke vacatures in de toekomst.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

De gemeente Amersfoort verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten rechtstreeks of via formulieren via onze website www.amersfoort.nl. De gemeente Amersfoort verwerkt ook persoonsgegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail. De gegevens van sollicitanten die worden opgeslagen zijn in ieder geval de contactgegevens van de sollicitant (NAW gegevens, emailadres, geslacht, enz.), opleiding van de sollicitant (scholing, cursussen, enz.) arbeidsgeschiedenis (vroegere werkgevers, referenties, enz.) en andere informatie in jouw curriculum vitae of andere documenten of informatie die jij aan ons verstrekt (zoals jouw pasfoto wanneer opgenomen in curriculum vitae).

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

De gemeente Amersfoort verstrekt jouw persoonsgegevens niet aan derden zonder toestemming aan jou te vragen, tenzij wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak. De gemeente Amersfoort gebruikt verschillende systemen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. De leveranciers van die systemen (zoals Connexys) kunnen daardoor ook persoonsgegevens van jou verwerken. Ook kan het voorkomen dat derde partijen, zoals onze accountant en onze juridische en financiële adviseurs, toegang krijgen tot jouw persoonsgegevens in het kader van door ons verstrekte opdrachten en/of toezichthoudende taken die zij ten aanzien van de gemeente Amersfoort vervullen. De gemeente Amersfoort heeft met alle partijen die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens, afspraken gemaakt, zodat er voldoende waarborgen zijn voor de zorgvuldige verwerking van jouw persoonsgegevens.

Bewaartermijn

Als jij solliciteert en daarmee jouw persoonsgegevens aan ons verstrekt, dan bewaren wij jouw persoonsgegevens zolang de sollicitatieprocedure loopt. Wanneer na beëindiging van de sollicitatieprocedure jouw sollicitatie niet heeft geleid tot een aanstelling bij de gemeente, dan worden jouw persoonsgegevens in beginsel niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is voor de omschreven doeleinden. Behalve wanneer jij toestemming geeft om jouw persoonsgegevens langer op te slaan voor mogelijke vacatures in de toekomst. In dat geval stemmen wij met jou af hoe lang wij jouw persoonsgegevens mogen bewaren. In het geval van klachten of geschillen over het contact of de sollicitatieprocedure worden jouw persoonsgegevens bewaard gedurende de behandeling van deze klachten en geschillen. Wanneer vast staat dat een klacht of geschil is opgelost of is geëindigd, dan zullen de daarvoor bewaarde persoonsgegevens worden verwijderd.

Beveiliging persoonsgegevens

De gemeente Amersfoort heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om het verlies van persoonsgegeven of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Zo worden de (persoons)gegevens die jij invult op het sollicitatieformulier op de website van de gemeente Amersfoort tijdens de verzending versleuteld en vindt de verzending van persoonsgegevens via een beveiligde verbinding (https) plaats.

Aanvullende informatie over verstrekking en verwerking

Jouw persoonsgegevens zullen niet aan andere partijen (ontvangers) worden verstrekt, behoudens in sommige gevallen aan een externe HR-organisatie die ondersteunende werkzaamheden verricht in het sollicitatieproces of een assessmentbureau wanneer een assessment onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure. Er is géén sprake van doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming en profilering plaats.

Jouw rechten bij sollicitatie.

Als sollicitant heb je het recht om de persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien. Als de persoonsgegevens onjuist zijn, worden de persoonsgegevens op jouw verzoek gecorrigeerd. Je kan als sollicitant de gemeente Amersfoort op elk moment verzoeken om de bij ons aanwezig zijnde sollicitatiegegevens te verwijderen. In dat geval stopt de sollicitatieprocedure. Daarnaast heb jij het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (dataportabiliteit) en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Een verzoek om inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit of bezwaar kan worden gestuurd naar secretariaat-OT@amersfoort.nl.

De Gemeente Amersfoort kent ook een algemeen privacy statement: Privacy Statement Gemeente Amersfoort. In dit statement kun je meer lezen over hoe wij in het algemeen omgaan met persoonsgegevens en vind je de contactgegevens van onze Functionaris Gegevensbescherming.

Autoriteit Persoonsgegevens

Mocht jij ondanks de zorgvuldige aanpak van de gemeente Amersfoort op het gebied van de verwerking en bescherming van persoonsgegevens een klacht hierover hebben, dan heb je op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie hiervoor de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is opgesteld op 24 juli 2019 en kan worden gewijzigd. De gewijzigde privacyverklaring zal op deze website worden gepubliceerd. Dat sprake is van een wijziging zal duidelijk kenbaar worden gemaakt.