Digitaal samenwerken met gemeente Amersfoort of de wijkteams

Medewerkers van gemeente Amersfoort of de wijkteams werken regelmatig samen met externe partijen. Het uitwisselen van documenten met deze partijen gebeurt op een veilige manier. Het kan dan gaan over algemene documenten of documenten die persoonsgevoelige gegevens bevatten.

Gemeente Amersfoort en de wijkteams gebruiken verschillende manieren om veilig documenten te delen:

  • Met Filecap worden per e-mail versleutelde bestanden verzonden. De ontvanger krijgt een mail met een link naar het document dat wordt gedeeld. Het wachtwoord dat nodig is om het document te downloaden wordt telefonisch doorgegeven. Deze manier van werken gebruiken gemeente Amersfoort en de wijkteams voor het incidenteel delen van (privacygevoelige) informatie en/of het verzenden van grote bestanden.

  • Gemeente Amersfoort en de wijkteams gebruiken een uitwisselsite als er regelmatig documenten (met privacygevoelige informatie) gedeeld worden met externe partijen. De documenten kunnen worden geüpload naar een afgeschermde webpagina, waar ze door iedereen die vooraf toegang heeft gekregen tot de afgeschermde omgeving kunnen worden gelezen. Na een week worden de bestanden automatisch verwijderd. 

  • Een samenwerkingssite is een beveiligde digitale omgeving waarbinnen medewerkers van gemeente Amersfoort of de wijkteams samenwerken met medewerkers van (één of meerdere) externe partijen. Dit is een uitgebreide omgeving waar naast documenten ook een agenda en een taakoverzicht kunnen worden gedeeld. Bestanden blijven staan en iedereen die is geautoriseerd kan aan de documenten werken.

Wilt u digitaal samenwerken met de gemeente Amersfoort en de wijkteams? Houdt dan rekening met:

Formulier vooraf invullen

Digitaal samenwerken op een uitwissel- of samenwerkingssite met gemeente Amersfoort of de wijkteams gebeurt op uitnodiging. Iedereen die toegang wil tot zo’n uitwissel- of samenwerkingssite moet een formulier invullen.

Het ingevulde formulier bewaren we zorgvuldig. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de digitale samenwerking op een uitwissel- of samenwerkingssite.

Verwerkersovereenkomst

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (privacywetgeving) schrijft voor dat organisaties zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Als de gemeente samenwerkt met andere organisaties dan geldt deze wettelijke plicht dus voor beide partijen. De gemeente sluit een contract met organisaties waarmee zij samenwerkt om deze zorgvuldige werkwijze vast te leggen.